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纪冬梅

从全局出发,让工作变得更有价值

——记南华西集团商务部经理  纪冬梅

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我拉出相邻的两张椅子,与纪冬梅在会议桌前并排坐下,努力让访谈随意一些,即便如此,还是感觉尴尬,平时嬉笑打闹惯了,突然这么正经和生分,觉得别扭。

 

工作怕就怕认真和敬业

纪冬梅学的是电气自动化,但毕业后就没有务过“正业”。在加入南华西之前,她售过机票,做过房产中介,开过小店,卖过童装,个人经历怎一个“丰富”了得。

20055月,在同学介绍下,纪冬梅加入南华西,虽然与所学专业还是没有多大关系,但至少已经沾了点边。从预算员到预算部主管、副经理、经理,再到商务部经理,一干就是十四年。

加入公司后,纪冬梅先被安排到车间熟悉生产和元器件。短短一星期,笔记却记满了一大本。这本笔记本她一直保存到现在。翻开笔记本,十四年的流光逝水,纸张已经发黄,但字迹却依旧清晰,记录着各种元器件的名称、品牌及价格等信息,并绘有大量图画,详细记录了各式配电箱柜的生产工艺及元器件布局等。

毛主席说,世界上怕就怕“认真”二字。凭借着这股认真的劲儿,一个月的车间实习期,她一个星期就毕业了。

认真和敬业往往是一对孪生兄弟。除了认真,纪冬梅更是个敬业的人。

2014年,正值南华西成立的第二十个年头,公司业绩井喷,各个部门都开始上紧发条,尤其是预算部,工作量成倍增加,虽然补充了人手,仍然无法满足工作所需。于是加班成了常态,遇上大型投标,就得通宵。这种常态化加班从2014年持续到现在,没有间断过。我恰是在2014年加入南华西,并被安排晚上给他们订餐,几年来,我见证了他们所有的忙碌和辛苦。这期间,已经身为预算部经理的纪冬梅,更是以身作则,基本每天加班都有她的身影。

而且,更难能可贵的是,在纪冬梅的带领下,即便面对如此沉重的工作压力,预算部同事也总是乐观以对,部门同事之间亲和融洽,笑语盈盈,展现出的仍然是一个蓬勃向上、积极快乐的团队

 

一切从全局出发

最近有句流行的话:喜欢一个人,始于颜值,陷于才华,忠于人品。套用下这句话,公司对纪冬梅是始于关系,陷于认真和敬业,忠于全局观。

纪冬梅通过同学介绍而进入公司,因认真和敬业而得到公司的认可,但真正让她脱颖而出、并让公司对她委以重任的,还是她在工作中表现出的全局观。

在企业中,人大致可分为三类,一是连自己的事情都不好好做的人;二是努力做好自己的事情的人;三是能够从全局出发,真正解决问题的人。纪冬梅就属于第三类人。

什么是全局?从空间上来说,这是一个关于整体的问题,从时间上来说,这是一个关于未来的问题。从全局出发,指的就是从整体利益和未来利益出发。

然而,一方面,人都是利己的,我们总是习惯于从自己的角度看待问题,只考虑自己的便利性;另一方面,人都有惰性,总是贪图眼前省事,而不愿意为未来操心。而纪冬梅的可贵之处就在于,她能跳脱出个人和眼前的利益,从公司整体和未来出发,去发现问题,思考问题和解决问题。

比如在报价工具的选择上,南华西成立于1995年,经历了手写报价阶段,随着电脑的普及,开始用报价软件进行报价。报价软件对于预算员来说,快捷省事,但最终得出的数据需要导入到Excel进行后期处理,为响应客户要求及调价,需要文员花大量时间来拉公式和调整格式。随着市场环境的成熟,客户要求越来越细化,对报价的要求也越来越高,文员工作量越来越大,纪冬梅任职预算部主管后,放弃了报价软件,采用Excel报价,Excel虽然是一款大众化的办公软件,但它的灵活性和强大功能是其它报价软件无法比拟的。然而纪冬梅还是看到了其中的不足,一是Excel没有针对某个行业的特殊设计,报价效率低,预算员工作量加大,容易出错;二是报价时预算员采用的元器件型号不规范,增加后续部门工作压力。三是报价模板设计过于简单,不能彻底解决文员调价难题。于是纪冬梅开始琢磨有没有一种方法可以兼顾软件的快捷性与Excel的灵活性

事实上,上面这些问题影响最大的还是其他部门,无论是商务调价还是后续部门的工作压力,辛苦的都是别人,如果从个人利益来说,多一事不如少一事,何必费自己的脑细胞去思考别部门的问题;如果从眼前利益来说,这报价方式已经沿袭这么多年,也是公司经过多种尝试之后的最后选择,虽然经常出现一些问题,但都是一些细小的问题,远没有到过不下去的地步,得过且过,又何必费尽心思的另寻什么改变之法。但纪冬梅去却没有这么想,她只是本能的希望从根本上去解决公司所存在的这些问题。

通过不断的思考和研究,运用函数运算和Excel的强大功能,纪冬梅最终构建起了一个符合公司需求的报价平台,并牺牲掉自己无数个节假日和休息时间,建立起一个庞大的数据库,规范了所有常用元器件型号、价格,还为每个元器件进行编码;同时也考虑到数据存档和结算功能,最大程度的提高各相关工作的效率,降低错误率,并彻底解决了商务文员调价问题,技术部关于元器件报价型号不规范的投诉也大为减少。

正如纪冬梅所说,公司各个部门的工作都是相互关联、互相影响的,如果只是从自己的角度出发,只强调做好自己的事情,其实并不能真正的把事情做好。

除了报价平台之外,其它许多方面她也都做出改变,很多都是革新性的。

如通过建立项目档案管理,将报价、图纸及项目其他资料完全对应起来,结束了图纸及资料管理混乱的状态,解决了文员重复打图,预算员重复报价,技术部找图困难等问题。以前都是技术部同事自己到共享盘找图纸,面对纷繁复杂的图纸,找起来费时费力,很容易找错,导致下单和生产错误。现在,省却了技术部找图时间,也解决了图纸找错的问题,需要哪份图纸,预算部文员可以立马调出来给到他。

再比如结算,南华西与业务员实行的是合伙人制,业务员都是公司的订单股东,在订单完成后,需要业务员自己收集数据,对账并整理资料,找客户进行结算,这也是订单股东精神的体现。初期由于订单不多,客户要求也不高,业务员尚能应付。随着公司发展,业务员订单量不断增加,应付起来就有点困难了。业务员的工作重心还是在市场,让他们对账并整理资料,一是没时间,二是没精力,三也非其所长,加上公司资料图纸管理不完善,数据缺失,账目很难清理,严重影响了结算进度和回款速度。为了解决这个问题,纪冬梅规范了流程,建立了完整的订单跟踪、资料存档及数据核查的反馈控制系统,确保各环节数据和资料的准确与完整,改变了由于各部门缺乏沟通,各自为政,公司没有完整数据、结算困难的历史现状。并且由于流程的规范,对账不再混乱复杂,下单、报价、资料整理、对账、结算等均可以同步进行,极大的缩短了结算时间,提高了工作效率。

由于纪冬梅的主动承担和全局性思维,以及她在公司商务管理工作方面所做出的一些改变,2017年底,公司对商务部和预算部进行整合,并正式任命她为商务部经理,统筹管理公司的商务和预算工作。

 

情迷户外,从菜鸟到老驴的逆袭

由于忙于工作,长期缺乏运动,纪冬梅的体重开始不受控制的增长。曾经就有一回,中午吃饭抢电梯的时候,纪冬梅一脚踏进电梯,电梯就发出凄惨的叫声,等她从电梯里退出来,排在后面的我一个闪身,挤进了电梯。电梯一声没吭就把门关上了,一溜烟直奔底楼。电梯里立即爆发出一阵肆无忌惮的笑声……直到现在,她还对我充满恨意。

为了减肉,纪冬梅加强了锻炼。有一天,纪冬梅跟随公司的一位同事参加了一个户外活动,第二天回公司上班,结果连下个楼梯都困难,只能扶着栏杆,后背朝前退着走,甚至趴在栏杆上向下滑。为此,又引来同事们的一阵无情嘲笑。大家都以为她没有第二回了,没想到一个星期后,她又出发了,并且从此一发不可收拾,最近一年多来,基本上每个月都要户外两三次。

以前我是很瞧不上她的,公司组织登山活动,我都是在心里自动把她归到老弱病残一组。但不知不觉间,她就突然成了公司里数一数二的一个户外强者。有一次,她们组织穿越七娘山和马料河,公司有几个同事也报名参加,我也决定去看个究竟。

我们七点出发,九点开始步行穿越,只走了一段海岸线,还没有正式开始登山,其他同事就有些体力不支,畏惧退出,只有我和她继续往前走。我们攀峭壁,跳涧石,过草泽,穿密林,钻灌木,上陡坡,几乎没有停歇,天黑才到山顶,再翻越无数山头,直到晚上十一点半才下得山来。十四个小时、几十公里的超强度负重行军,自认为身轻如燕、地表第一强驴的我都有些支撑不住,她居然也一路无恙的走了下来,她的这种坚持和这股子毅力,让我佩服不已。


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